相手に分かりやすく話をする方法

2018.06.29

カテゴリー：【社員教育コンサルタント】朝倉千恵子　氏

自己紹介

小学校教員を経て、35歳で人生の崖っぷちに立たされ、「地獄の特訓」で有名な社員教育研究所に入社。中途採用、営業経験ゼロからのスタート。
礼儀、挨拶を徹底した営業で、3年後には社員数200名超、年間売上げ23億円の企業で単独1億円を達成。ダントツぶっちぎりのトップセールス賞を受賞。その9割は、飛び込み営業などの新規開拓営業。
2001年に独立。有限会社朝倉千恵子事務所を設立。
2003年にオフィスを東京日比谷の帝国ホテルタワーに移し、2004年に株式会社新規開拓を設立。講師として全国を飛び回る。
​自らの経験を生かした研修・講演は多くの企業から支持され、リピート率は98％を誇る。今現在、丸ビルにオフィスを構える。
また、働く女性の応援団長として自社にて「トップセールスレディ育成塾」を主催。全国から自分を変えたい！という女性たちが集まり、20時間のレッスンを共有する。
一回目のレッスン後から蛹が蝶になるごとく、激変する朝倉マジック。
その卒業生は2000名を超える。

【本日の議題】相手に分かりやすく話をする方法

株式会社新規開拓の朝倉千恵子と申します。
今回もお客様と直接触れ合う機会の多い人に役立つ実践テクニックをお伝えしていきます。
今回は「相手に分かりやすく話をする方法」についてです。
 

【ビジネスシーン】

ビジネスシーンでは、報告、連絡、相談、プレゼンなど、上司、同僚、部下、お客様などに、仕事の状況や自分の意見を伝えなければならないシーンがたくさんあります。
 
 
自分の考えを簡潔明瞭に、わかりやすく伝えることができれば、物事がスムースに進むのですが、往々にして、「わかって欲しい」「納得してもらいたい」などといった気持ちが先行してしまいがち。
更には、「大切なことだから、そのことの背景や、ことの次第をちゃんと伝えなくては」という気持ちが強ければ強いほど、話は細かくなり枝葉が分かれ、長くなってしまう。
話す事柄があちこちに飛んでいた。
気付くと相手はソワソワしてちゃんと聴いてない様子。
だんだんイライラした顔に変わっていってしまった･･･。
挙句の果てには「何が言いたいんだ！」と言われてしまった。
 
 
そんな苦い経験をしている人も多いのではないでしょうか。
そこで今回はわかりやすく話すための代表的なポイントを２回に分けてご紹介します。
 

【結論から話す】

一番肝心なことと言っても過言でないこと、それは「結論から話す」ことです。このことを意識するだけで、話のわかりやすさが格段に変わります。
結論から話すことがなぜ重要なのか、ビジネスシーンでは好まれるのか、その理由は大きく分けて3つあります。
 
 
１.伝わりやすい
結論から端的に話し始めることで、まず『目的』を把握してもらえ、がぜん内容が伝わりやすくなります。更には、話の内容が最初にざっくりと把握できるため、「なるほど、○○のことが言いたいのだな」のように、そのあとの話を相手が安心して聞くこともできるのです。医療機関で働く方にとって「安心」は重要なポイントですね。
 
 
２.返事をもらいやすい
質問がシンプルであれば、回答もシンプルになるように、余計な話が長くなればなるほど「相手の立場を考えていないな」「今頃そんな話かよ」「何が言いたいの？」と、聞き手に良くない印象を与えてしまい、良い返事をもらえなくなる可能性が高くなります。
 
 
３.時短になる
ダラダラと話を続けることが、お互いにとって有益な時間になるとは考えられません。場合によっては、迷惑にもなりかねません。
 

【日本語の構造の問題？！】

しかしながら、「結論から話す」ということは、よく言われることですが、学校教育では文章を書く際に「起承転結」を意識した文章を書かせるように指導されることが多いことや、
日本語の構造自体、結論が最後にあることも手伝って、「結論を先に言う」ことに慣れていない人も多く、ついつい結論を最後に持ってきてしまいがちです。
では、「どうすれば良いのか？」ですが、新聞の見出しを参考にしてみてはどうでしょうか。忙しい人は新聞の見出しや小見出ししか読まないと言われています。しかし、それでも最低限の情報が伝わるように書かれています。
この新聞の書き方が「結論を先に言う」ことの参考になりますからぜひ、意識してみてください。（次回につづく）